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Visamanagement, was ist dass?

Die Definition:

Visa-Management ist die Bündelung aller Maßnahmen zur Beschaffung eines Visums. Es bezeichnet die Bedarfsanalyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen, die im Zusammenhang mit der Planung, Organisation, Durchführung, Abrechnung und Kontrolle für visapflichtiges Reisen entstehen.

Visa-Management wird vom Auftraggeber, dem Reisenden selbst oder seiner Vertretung und dem beauftragten Visadienst ausgeübt. Auftraggeber und Visadienst übernehmen dabei unterschiedliche Aufgaben.

Der Hintergrund:

Für die Einreise in bestimmte Länder und dem anschließenden Aufenthalt dort, benötigen Reisende einen Sichtvermerk in ihrem Reisepass. Dieser Sichtvermerk wird als Visum bezeichnet. Er dokumentiert den Zeitpunkt der Einreise und legt damit schriftlich fest, wie lange der Aufenthalt im Land maximal dauern darf. Zwar ist die maximale Aufenthaltsdauer von Ausländern auch ohne diesen Sichtvermerk gesetzlich geregelt, doch ohne den Eintrag im Pass hat der Staat, in den eingereist wird, keine Überprüfungsmöglichkeiten, ob sich der Einreisende auch daran halten wird.
Neben der Vorgabe für die Länge des Aufenthalts gibt es in allen Ländern Gesetze, welche die Art des Aufenthalts regeln. Touristische Reisen betrachtet ein Staat in der Regel als unproblematisch, weshalb es hier die geringsten Beschränkungen für die Visavergabe gibt.
Reisen zu geschäftlichen Zwecken, oder gar eine Arbeitsaufnahme, und sei sie noch so kurz, wird wesentlich stärker reglementiert. Dahinter steckt der Wunsch, jedes Staates, die Arbeitsplätze für die eigene Bevölkerung zu sichern und zu reglementieren, in welchem Umfang eigene Werte das Land verlassen.
Einige Länder begrenzen Geschäftsvisa auch schon deshalb, weil geschäftliche Kontakte engere Beziehungen zur Bevölkerung voraussetzen.
Viele Staaten nutzen die Visavergabe auch für eine detaillierte Überprüfung der einreisenden Person. Staatsgefährdende Personen sollen so frühzeitig erkannt werden.
Die Einreise in das eigene Land vollständig zu verbieten oder nur für gewinnbringende touristische Reisen zu erlauben, verbietet die wirtschaftliche internationale Zusammenarbeit, ohne die heute kein Staat mehr existieren kann.

Die Visapflicht dient also der Durchsetzung der vorhandenen gesetzlichen Regelungen. Verzichtet ein Staat auf die Visapflicht für die Staatangehörigen eines Landes, so nur deshalb, weil er davon ausgeht, dass die Reisenden die Vorgaben zum Aufenthalt einhalten, also die Gesetze respektieren.

Freizügiges Reisen ist in Europa, besonders in den letzten Jahren, zur Normalität geworden. Innerhalb des Schengen-Raums gibt es keine Grenzkontrollen mehr und die Einreise in viele andere Länder wurde so vereinfacht, dass häufig nur noch eine Identitätskarte bzw. der Personalausweis genügt, um die Grenzen zu übertreten.

Gleichzeitig kann jedoch auch beobachtet werden, dass einige Länder plötzlich oder schleichend die Vorgaben zur Einreise, also die Vergabe von Visa teils extrem verschärfen. Angesichts der allgemeinen Globalisierung erscheint der Aufbau solcher Hürden unlogisch, mag aber gerade eine Folge davon zu sein.

Drei Motive oder Gründe scheinen dafür maßgeblich verantwortlich zu sein:

1. die Zunahme der Reisetätigkeit,
2. die Erstarkung des Selbstbewusstseins,
3. die Sanktionierung der Missachtung gesetzlicher Vorgaben.

Die Zunahme der Reisetätigkeit:

In den letzten 10 Jahren haben die Fernreisen eine rasante Zunahme erfahren. Günstige Flugpreise führen jeden Tag zu regelrechten Völkerwanderungen. In einigen Staaten scheint diese Massenbewegung zu Kontrollängsten geführt haben.

Dieser Angst begegnen die Länder mit zunehmend aufwändigen und extrem komplizierten Anträgen. Richtig dramatisch wird es, wenn diese Verschärfungen plötzlich und unangekündigt durchgesetzt werden, was leider die Regel ist.
So hat beispielsweise Kasachstan die Vergabe von Visa von einem auf den anderen Tag geändert. Die neuen Vorgaben bestimmten, dass Reisende ihr Visum vorübergehend nur noch persönlich, verbunden mit einem Interview in der zuständigen Botschaft erhalten konnten.

Die Zunahme der Reisetätigkeiten hat natürlich auch zu einer Überlastung der Konsulate geführt. Die Mitarbeiterzahl konnte nicht dem tatsächlichen Aufwand angepasst werden, was zu Verzögerungen und Überforderungen bei der Austellung der Visa geführt hat. Resultate dieser Überforderungen sind Willkürentscheidungen bei der Visavergabe und unangenehmen Folgen für die betroffenen Antragsteller.

Die Erstarkung des Selbstbewusstseins:

Neben der Zunahme der Reisetätigkeit, ist in den letzten Jahren eine deutliche Verschiebung der internationalen Machtverhältnisse zu beobachten. Diese Verschiebung führt zu einer Veränderung der politischen Einstellung gerade bei den asiatischen Staaten. Es ist die berechtigte Forderung nach Gleichbehandlung, also das Verlangen, dass Beschränkungen bei der Einreise auf beiden Seiten gleich sind.
Die Visumvergabe wird dann als politisches Druckmittel eingesetzt. Es funktioniert nach dem Prinzip: "Wenn du meine Leute nicht einreisen lässt, lass ich deine Leute auch nicht herein." Die Schuld der Verschärfung außerhalb der Schengen-Staaten zu suchen, ist jedoch nicht gerecht. Gerade dieser Staatenbund ist bekannt für komplizierten Vorgaben und in vielen Fällen nicht nachvollziehbare Entscheidungen.

Auf dieses Verhalten der europäischen Länder reagieren ihrerseits insbesondere die asiatischen und osteuropäischen Staaten mit Gegendruck. Mit zunehmendem Selbstbewusstsein fordern sie gleiche Rechte und setzten diese kurzerhand durch. Die Visumvergabe wird verkompliziert, Vorschriften werden wesentlich genauer angewendet und Verfehlungen härter geahndet.

Hier werden Wirtschaftskriege auf dem Rücken von Unternehmen geführt, denn die meisten Verschärfungen betreffen Geschäfts- und Arbeitsvisa.

Die Sanktionierung der Missachtung gesetzlicher Vorgaben:

Die Zunahme der Reisetätigkeit hat noch einen weiteren Effekt erzeugt. Grenzübertritte auch bei weit entfernten Ländern werden als so normal empfunden, dass sie mit dem Überschreiten einer europäischen Grenze verwechselt werden. Das führt dazu, dass einige Reisende die Aufenthaltsbestimmungen, insbesondere die Vorgaben zur Arbeitsaufnahme missachten. Der Einfachheit halber werden Touristenvisa beantragt, obwohl Geschäftsreisen durchgeführt werden.

Wenn dieses Verhalten zur Regel wird, sollte es nicht überraschen wenn, einige Staaten darauf hin die Vergabe von Touristenvisa verkomplizieren und deren Nutzung als solche genauestens überprüfen. Indien hat beispielsweise vor fast drei Jahren hunderte von angeblichen Touristen festgenommen, direkt mit Bussen zum Flughafen gefahren und sofort des Landes verwiesen. Bei einer groß angelegten Kontrolle indischer Behörden hatte sich herausgestellt, dass diese Personen illegal in Indien arbeiteten, beispielsweise als Joga- oder Massagelehrer. In der Folge dieser Aktion hat Indien die Vergabe von Visa für alle Visaarten spürbar verschärft.

Die Problematik:

Zusammenfassend kann gesagt werden:

1. dass die Vorgaben der Konsulate komplizierter geworden sind,
2. dass vielfach Dokumente verlangt werden, die in der Kürze der Zeit kaum zu beschaffen sind,
3. dass Änderungen von Vorgaben und neue Vorschriften in immer kürzeren Intervallen folgen,
4. dass diese unangekündigt kommen,
5. dass ihre Einhaltung streng überwacht wird.

Für den Erfolg eines Unternehmens ist es ungemein wichtig ist, flexibel zu sein, Entscheidungen schnell zu treffen und auf plötzliche Veränderungen im internationalen Markt auch ebenso schnell reagieren zu können– mit Hilfe persönlicher Gespräche vor Ort oder mit dem Entsenden von Technikspezialisten. Vor diesem Hintergrund nimmt die beschriebene Verschärfung und Verzögerung der Visavergabe dramatische Züge an.

Dieser Gefahr möglicher Wettbewerbsnachteile muss ein modernes Visa-Management entgegenwirken und sie nach Möglichkeit verhindern.

Das Neue:

Vielfach werden Visadienste als eine Art Botendienst betrachtet. Der Reisende, die Reiseabteilung oder die Reisagentur geht von der Tatsache aus, dass bereits bekannt ist, welches Visum beschafft werden muss, in welchem Zeitraum das geschehen kann und welche Unterlagen vorliegen müssen. Der Visadienst muss dann ja nur noch den Ausweis und die Dokumente zum Konsulat transportieren, sie anschließend wieder abholen und dem Besitzer zustellen.

In vielen Fällen mag diese Handlungsweise ausreichen. Jedoch nur, wenn der Reisende selbst, die Abteilung oder Agentur ständig über sämtliche aktuellen Informationen verfügt. Die Reisenden, Abteilungen oder Agenturen müssen zudem auch noch über alle Hilfsmittel verfügen, die nötig sind, die teils aufwändigen und komplizierten Vorgaben der Konsulate zu erfüllen. Dazu gehören Einladungen, Versicherungsunterlagen, Bestätigungen für Unterkünfte und Ähnliches.

Das ist möglich, aber auf Grund des großen Aufwands, wenig sinnvoll. Ein moderner und professioneller Visadienst ist ein Visaspezialist, verfügt daher bereits ständig über diese Informationen und Hilfsmittel.

Modernes Visa-Management ist das Angebot eines modernen Visadienstes, viele Tätigkeiten und Zuständigkeiten aus Gründen der Sicherheit und Wirtschaftlichkeit zu übernehmen und im Sinne seiner Kunden auszuüben.

Erfolgreiches Visa-Management bedarf einer engen und möglichst langen Zusammenarbeit in Verbindung mit gegenseitigem Vertrauen von Auftraggeber und Visadienst. Dabei muss jede Seite ihre Aufgaben und Pflichten kennen.

Visa-Management findet in erster Linie im Businessbereich statt, betrifft also Geschäfts- und Arbeitsvisa.

Konkret heißt das:

1. Der Auftraggeber, Reisende, Reiseagentur oder entsendendes Unternehmen, bietet eine auf die Problematik Visabeschaffung angepasste Aufmerksamkeit.
2. Der Auftragnehmer, d.h. der Visadienst, bietet ein sich erweiterndes Angebot.
3. Der Auftragnehmer bietet eine erweiterte und ausgeprägte Servicekultur.

Die angepasste Aufmerksamkeit:

Angepasste Aufmerksamkeit meint, dass die Beschaffung eines Visums nicht gleichgesetzt werden darf mit der Beschaffung eines Flugtickets oder eines Hotelzimmers. In beiden Fällen ist eine frühe Buchung sicher vorteilhaft, doch nicht zwingend erforderlich. Bei der Beschaffung eines Visums besitzt rasches Handeln jedoch eine außerordentliche Bedeutung. Einige Visa benötigen eine extrem lange Bearbeitungszeit innerhalb der Konsulate. Gewissheit, wie lange der Zeitaufwand tatsächlich sein wird, kann der Visadienst erst dann verbindlich mitteilen, wenn er im Besitz aller Informationen zur geplanten Reise ist. Aus Sicherheitsgründen sollte das so früh wie möglich geschehen, schon innerhalb der Planungsphase, selbst wenn nicht hundert-prozentig feststeht, dass die Reise überhaupt stattfindet. Solche Vorabinformationen helfen, böse Überraschungen zu vermeiden, denn im Gegensatz zum Flug oder Hotel gibt es keine Alternativen.

Der zweite Unterschied findet sich in der Abwicklung. Flug- und Hotelbuchungen sind Routinehandlungen. Probleme entstehen schon mal bei Messeterminen oder seltenen Destinationen. Meist können diese Probleme aber mit etwas höheren Kosten und einer etwas aufwendigeren Recherche kompensiert werden. Auch das ist Routine. Die Beschaffung eines Geschäftsvisums ist dagegen häufig eine ganz individuelle Aufgabe. Zumindest besteht die Gefahr, dass es so ist. Aufklärung bringt hier nur ein ausführliches Gespräch, also die vollständige Weitergabe aller Informationen zur Reise. Nun wenn der Visadienst über alle Aspekte informiert ist, kann er Alternativangebote entwickeln, wenn die erste sich anbietende Lösung Probleme bereitet.

Empfohlen wird deshalb:

• Auftraggeber sollten Ihre Aufmerksamkeit und das Handeln in Ihrem Unternehmen der politischen Bedeutung eines Visums anpassen.
• Unternehmen sollten das Thema Visa-Management in die Projektplanung mit einbeziehen.

Das erweiterte Angebot:

Dass die Anforderungen an den Visadienst in Bezug auf das Visa-Management erheblich größer sind als an den Auftraggeber, versteht sich von selbst. Leistungen müssen vom Dienstleister kommen. Ein Leistungspaket ist das erweiterte Angebot.

Die klassischen Angebote eines Visadienstes bestehen in der Bereitstellung von Informationen und Visaanträgen zur Visabeschaffung, der Annahme und Überprüfung der eingereichten Dokumente, dem Dokumententransport zum Konsulat, der Dokumentenabholung, der Überprüfung der ausgestellten Visa und der Rücksendung der visierten Pässe.

Dieses klassische Angebot bleibt in vollem Umfang erhalten und wird ergänzt von folgenden Angeboten:

• Beratungsservice
  Kunden haben die Möglichkeit, detaillierte Beratungsgespräche unabhängig von einer konkreten Visumbeauftragung zu führen. Meist werden diese Gespräche in der Planungsphase einer Geschäftsreise oder Arbeitsaufnahme im Ausland geführt.
• Recherche
  Kunden haben die Möglichkeit, eine umfangreiche Recherche für die Beschaffung eines möglichen Visums zu beauftragen. Dabei handelt es sich in der Regel um ganz besondere Visa für Länder, mit ungewöhnlichen Vorgaben.
• Informationsservice
  Kunden haben die Möglichkeit, regelmäßig Informationen spezieller Visa oder Ländern zu beziehen. Dabei handelt es sich um selektierte Informationen. Die Kunden geben die Visa oder Länder vor, über die sie informiert werden möchten.
• Erinnerungsservice
  Kunden haben die Möglichkeit, sich rechtzeitig über den Ablauf von Reisepässen oder Visa informieren zu lassen.
• Dokumentenservice
  Kunden haben die Möglichkeit, sich wichtige Dokumente beschaffen zu lassen. Dabei handelt es sich um Dokumente, deren Beschaffung sie selbst nicht oder nur mit großem Aufwand, übernehmen können.

Das erweiterte Angebot des modernen Visa-Managements zu nutzen, ist in der Regel nicht kostenintensiv. Vielfach vermeidet es sogar Kosten, da frühzeitig nach preiswerten Lösungen gesucht und teure Express- Aktivitäten vermieden werden.

Empfohlen wird deshalb:

• Unternehmen sollten das Angebot einer frühzeitigen Beratung nutzen.
• Falls wichtige Dokumente oder Vorlagen für ein bestimmtes Visum fehlen, sollten Unternehmen sich erkundigen, ob der Visadienst diese beschaffen kann.

Die ausgeprägte Servicekultur:

In Ergänzung der eben vorgestellten erweiterten Angebote hat das Visa-Management auch den Service der Visadienste, also das Beziehungsmanagement zu deren Kunden verändert. Das Ergebnis ist eine ausgeprägte Servicekultur.

In der Vergangenheit wurden Visadienste immer dann eingeschaltet, wenn ein konkreter Bedarf bestand. Meist wurde, je nach Bedarf, die jeweils preiswerteste Agentur gewählt. In der Regel gab es Ausschreibungen, die sich am Angebot und dem Service der klassischen eingeschränkten Visadienstleistungen als Boten-Dienst orientiert haben. Was diese Ausschreibungen häufig nicht berücksichtigt haben, war der mittlerweile große persönliche Servicebedarf, den reisende Mitarbeiter einfach besitzen, um pünktlich, sicher und bequem Staatsgrenzen überschreiten zu können. Gerade für Vielreisende ist jede Erleichterung, mag sie auf dem ersten Blick unbedeutend erscheinen, besonders wichtig.

Visa-Management bietet dazu folgende zusätzliche Serviceangebote:

• Persönliche Datenbank
  Kunden erhalten die Möglichkeit, eine speziell für sie eingerichtete Datenbank zu nutzen. Die wichtigsten Antragsdaten eines Reisenden werden gespeichert und für wiederholte Reisen genutzt. Konkret bedeutet das, dass ein Großteil der Antragsdaten nicht wiederholt ausgefüllt werden muß und der Zeitaufwand für das Ausfüllen der Visaanträge für den Antragsteller erheblich reduziert wird.
• Persönlicher Ansprechpartner
  Kunden erhalten die Möglichkeit, mit nur einem, meist spezialisierten Mitarbeiter, Wünsche, Aufträge und Probleme zu besprechen. Für einige Visa sind ausführliche Gespräche wichtig, weil sie für beide Seiten größtmögliche Sicherheit garantieren. Der Mitarbeiter erhält die Sicherheit, den korrekten Ratschlag zu geben. Der Kunde erhält die Sicherheit, das passende Visum zu erhalten. Damit keine Informationen verloren gehen, sollten die Ansprechpersonen des Visadienstes im Laufe eines Auftrags nicht ständig wechseln. Ein professionelles Visa-Management nimmt darauf Rücksicht und verzichtet auf den Einsatz eines externen Callcenters. Visa-Management wird von Visa-Spezialisten ausgeübt, meist länderspezifisches oder regionalspezifisches Fachpersonal mit fundierter Beratungskompetenz.

Neben diesen Angeboten der ausgeprägten Servicekultur des Visa-Management gibt es noch entscheidende Denk- und Handlungsweisen. Es sind keine Angebote, sondern Selbstverständlichkeiten eines Dienstleistungsunternehmens. Dennoch werden sie hier extra erwähnt, weil ihr Einsatz umso wichtiger wird, je größer die Beratungsleistung des Visadienstes ist.

Dabei handelt es sich um:

• Lösungsorientiertes Handeln
  Es setzt lösungsorientiertes Denken der Mitarbeiter voraus, die Einsicht, dass der Kunde die richtige Lösung nicht kennen wird und damit auch nicht bestellen kann. Visa-Management ist die klare Absage an das Behördendenken, bei der ein Kunde sich zuerst mit den Bestimmungen der unterschiedlichen Visa-Kategorien beschäftigen muss, damit er in die Lage versetzt wird, ein Visum überhaupt bestellen zu können. Konkret bedeutet das, der Kunde wird ausschließlich mit den Informationenkonfrontiert, die ihm tatsächlich nutzen. Allgemeine Informationen über Visabestimmungen werden ihm nicht vorenthalten, aber für eine Beauftragung werden sie nicht benötigt.
• Aktiver Datenschutz
  Erfolgreiches Visa-Management benötigt viele persönliche Informationen der Reisenden, um reibungslos funktionieren zu können. Damit werden eine Menge sensibler Daten gesammelt und gespeichert. Deshalb ist nicht nur Verschwiegenheit, sondern der Einsatz professionellen Datenschutzes eine Bedingung an das moderne Visa-Management. Dazu gehören regelmäßige Schulungen aller Mitarbeiter, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und die Überprüfung durch einen unabhängigen zertifizierten Datenschutzbeauftragten.

Empfohlen wird deshalb:

• Aus Sicherheitsgründen sollen Unternehmen ausschließlich mit Visadiensten zusammenarbeiten, die aktiven Datenschutz betreiben.