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Die fortschreitende Globalisierung, der Anspruch an die Mobilität der Menschen und die politischen Gegebenheiten schaffen ständige Veränderungen bei der Vergabe von Visa. Im Gespräch sind neue Erleichterungen, aber auch Verschärfungen der Bestimmungen. Der Deutsche Visadienst möchte diese Diskussion mit Beiträgen aktueller Themen bereichern. Auszüge und Zitate dürfen, unter Angabe der Quelle, gerne ohne weitere Erlaubnis verwendet werden.
Visa-Management wird vom Auftraggeber, dem Reisenden selbst oder seiner Vertretung und dem beauftragten Visadienst ausgeübt. Auftraggeber und Visadienst übernehmen dabei unterschiedliche Aufgaben.
Für die Einreise in bestimmte Länder und dem anschließenden Aufenthalt
dort, benötigen Reisende einen Sichtvermerk in ihrem Reisepass.
Dieser Sichtvermerk wird als Visum bezeichnet. Er dokumentiert den
Zeitpunkt der Einreise und legt damit schriftlich fest, wie lange der
Aufenthalt im Land maximal dauern darf. Zwar ist die maximale
Aufenthaltsdauer von Ausländern auch ohne diesen Sichtvermerk
gesetzlich geregelt, doch ohne den Eintrag im Pass hat der Staat, in
den eingereist wird, keine Überprüfungsmöglichkeiten, ob sich der
Einreisende auch daran halten wird.
Neben der Vorgabe für die Länge des Aufenthalts gibt es in allen Ländern
Gesetze, welche die Art des Aufenthalts regeln.
Touristische Reisen betrachtet ein Staat in der Regel als unproblematisch,
weshalb es hier die geringsten Beschränkungen für die Visavergabe gibt.
Reisen zu geschäftlichen Zwecken, oder gar eine Arbeitsaufnahme, und sei
sie noch so kurz, wird wesentlich stärker reglementiert. Dahinter steckt
der Wunsch, jedes Staates, die Arbeitsplätze für die eigene Bevölkerung zu
sichern und zu reglementieren, in welchem Umfang eigene Werte das Land verlassen.
Einige Länder begrenzen Geschäftsvisa auch schon deshalb, weil
geschäftliche Kontakte engere Beziehungen zur Bevölkerung voraussetzen.
Viele Staaten nutzen die Visavergabe auch für eine detaillierte Überprüfung
der einreisenden Person. Staatsgefährdende Personen sollen so frühzeitig
erkannt werden.
Die Einreise in das eigene Land vollständig zu verbieten oder nur für
gewinnbringende touristische Reisen zu erlauben, verbietet die
wirtschaftliche internationale Zusammenarbeit, ohne die heute kein Staat
mehr existieren kann.
Die Visapflicht dient also der Durchsetzung der vorhandenen gesetzlichen Regelungen. Verzichtet ein Staat auf die Visapflicht für die Staatangehörigen eines Landes, so nur deshalb, weil er davon ausgeht, dass die Reisenden die Vorgaben zum Aufenthalt einhalten, also die Gesetze respektieren.
Freizügiges Reisen ist in Europa, besonders in den letzten Jahren, zur Normalität geworden. Innerhalb des Schengen-Raums gibt es keine Grenzkontrollen mehr und die Einreise in viele andere Länder wurde so vereinfacht, dass häufig nur noch eine Identitätskarte bzw. der Personalausweis genügt, um die Grenzen zu übertreten.
Gleichzeitig kann jedoch auch beobachtet werden, dass einige Länder plötzlich oder schleichend die Vorgaben zur Einreise, also die Vergabe von Visa teils extrem verschärfen. Angesichts der allgemeinen Globalisierung erscheint der Aufbau solcher Hürden unlogisch, mag aber gerade eine Folge davon zu sein.
Drei Motive oder Gründe scheinen dafür maßgeblich verantwortlich zu sein:
In den letzten 10 Jahren haben die Fernreisen eine rasante Zunahme erfahren. Günstige Flugpreise führen jeden Tag zu regelrechten Völkerwanderungen. In einigen Staaten scheint diese Massenbewegung zu Kontrollängsten geführt haben.
Dieser Angst begegnen die Länder mit zunehmend aufwändigen und extrem
komplizierten Anträgen. Richtig dramatisch wird es, wenn diese
Verschärfungen plötzlich und unangekündigt durchgesetzt werden, was leider die
Regel ist.
So hat beispielsweise Kasachstan die Vergabe von Visa von einem auf den
anderen Tag geändert. Die neuen Vorgaben bestimmten, dass Reisende ihr
Visum vorübergehend nur noch persönlich, verbunden mit einem Interview in der
zuständigen Botschaft erhalten konnten.
Die Zunahme der Reisetätigkeiten hat natürlich auch zu einer Überlastung der Konsulate geführt. Die Mitarbeiterzahl konnte nicht dem tatsächlichen Aufwand angepasst werden, was zu Verzögerungen und Überforderungen bei der Austellung der Visa geführt hat. Resultate dieser Überforderungen sind Willkürentscheidungen bei der Visavergabe und unangenehmen Folgen für die betroffenen Antragsteller.
Neben der Zunahme der Reisetätigkeit, ist in den letzten Jahren eine
deutliche Verschiebung der internationalen Machtverhältnisse zu beobachten.
Diese Verschiebung führt zu einer Veränderung der politischen Einstellung
gerade bei den asiatischen Staaten. Es ist die berechtigte Forderung nach
Gleichbehandlung, also das Verlangen, dass Beschränkungen bei der Einreise
auf beiden Seiten gleich sind.
Die Visumvergabe wird dann als politisches Druckmittel eingesetzt.
Es funktioniert nach dem Prinzip: "Wenn du meine Leute nicht einreisen
lässt, lass ich deine Leute auch nicht herein." Die Schuld der Verschärfung
außerhalb der Schengen-Staaten zu suchen, ist jedoch nicht gerecht.
Gerade dieser Staatenbund ist bekannt für komplizierten Vorgaben und in vielen Fällen
nicht nachvollziehbare Entscheidungen.
Auf dieses Verhalten der europäischen Länder reagieren ihrerseits insbesondere die asiatischen und osteuropäischen Staaten mit Gegendruck. Mit zunehmendem Selbstbewusstsein fordern sie gleiche Rechte und setzten diese kurzerhand durch. Die Visumvergabe wird verkompliziert, Vorschriften werden wesentlich genauer angewendet und Verfehlungen härter geahndet.
Hier werden Wirtschaftskriege auf dem Rücken von Unternehmen geführt, denn die meisten Verschärfungen betreffen Geschäfts- und Arbeitsvisa.
Die Zunahme der Reisetätigkeit hat noch einen weiteren Effekt erzeugt. Grenzübertritte auch bei weit entfernten Ländern werden als so normal empfunden, dass sie mit dem Überschreiten einer europäischen Grenze verwechselt werden. Das führt dazu, dass einige Reisende die Aufenthaltsbestimmungen, insbesondere die Vorgaben zur Arbeitsaufnahme missachten. Der Einfachheit halber werden Touristenvisa beantragt, obwohl Geschäftsreisen durchgeführt werden.
Wenn dieses Verhalten zur Regel wird, sollte es nicht überraschen wenn, einige Staaten darauf hin die Vergabe von Touristenvisa verkomplizieren und deren Nutzung als solche genauestens überprüfen. Indien hat beispielsweise vor fast drei Jahren hunderte von angeblichen Touristen festgenommen, direkt mit Bussen zum Flughafen gefahren und sofort des Landes verwiesen. Bei einer groß angelegten Kontrolle indischer Behörden hatte sich herausgestellt, dass diese Personen illegal in Indien arbeiteten, beispielsweise als Joga- oder Massagelehrer. In der Folge dieser Aktion hat Indien die Vergabe von Visa für alle Visaarten spürbar verschärft.
Zusammenfassend kann gesagt werden:
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es ungemein wichtig ist, flexibel zu sein, Entscheidungen schnell zu treffen und auf plötzliche Veränderungen im internationalen Markt auch ebenso schnell reagieren zu können– mit Hilfe persönlicher Gespräche vor Ort oder mit dem Entsenden von Technikspezialisten. Vor diesem Hintergrund nimmt die beschriebene Verschärfung und Verzögerung der Visavergabe dramatische Züge an.
Dieser Gefahr möglicher Wettbewerbsnachteile muss ein modernes Visa-Management entgegenwirken und sie nach Möglichkeit verhindern.
Vielfach werden Visadienste als eine Art Botendienst betrachtet. Der Reisende, die Reiseabteilung oder die Reisagentur geht von der Tatsache aus, dass bereits bekannt ist, welches Visum beschafft werden muss, in welchem Zeitraum das geschehen kann und welche Unterlagen vorliegen müssen. Der Visadienst muss dann ja nur noch den Ausweis und die Dokumente zum Konsulat transportieren, sie anschließend wieder abholen und dem Besitzer zustellen.
In vielen Fällen mag diese Handlungsweise ausreichen. Jedoch nur, wenn der Reisende selbst, die Abteilung oder Agentur ständig über sämtliche aktuellen Informationen verfügt. Die Reisenden, Abteilungen oder Agenturen müssen zudem auch noch über alle Hilfsmittel verfügen, die nötig sind, die teils aufwändigen und komplizierten Vorgaben der Konsulate zu erfüllen. Dazu gehören Einladungen, Versicherungsunterlagen, Bestätigungen für Unterkünfte und Ähnliches.
Das ist möglich, aber auf Grund des großen Aufwands, wenig sinnvoll. Ein moderner und professioneller Visadienst ist ein Visaspezialist, verfügt daher bereits ständig über diese Informationen und Hilfsmittel.
Modernes Visa-Management ist das Angebot eines modernen Visadienstes, viele Tätigkeiten und Zuständigkeiten aus Gründen der Sicherheit und Wirtschaftlichkeit zu übernehmen und im Sinne seiner Kunden auszuüben.
Erfolgreiches Visa-Management bedarf einer engen und möglichst langen Zusammenarbeit in Verbindung mit gegenseitigem Vertrauen von Auftraggeber und Visadienst. Dabei muss jede Seite ihre Aufgaben und Pflichten kennen.
Visa-Management findet in erster Linie im Businessbereich statt, betrifft also Geschäfts- und Arbeitsvisa.
Konkret heißt das:
Angepasste Aufmerksamkeit meint, dass die Beschaffung eines Visums nicht gleichgesetzt werden darf mit der Beschaffung eines Flugtickets oder eines Hotelzimmers. In beiden Fällen ist eine frühe Buchung sicher vorteilhaft, doch nicht zwingend erforderlich. Bei der Beschaffung eines Visums besitzt rasches Handeln jedoch eine außerordentliche Bedeutung. Einige Visa benötigen eine extrem lange Bearbeitungszeit innerhalb der Konsulate. Gewissheit, wie lange der Zeitaufwand tatsächlich sein wird, kann der Visadienst erst dann verbindlich mitteilen, wenn er im Besitz aller Informationen zur geplanten Reise ist. Aus Sicherheitsgründen sollte das so früh wie möglich geschehen, schon innerhalb der Planungsphase, selbst wenn nicht hundert-prozentig feststeht, dass die Reise überhaupt stattfindet. Solche Vorabinformationen helfen, böse Überraschungen zu vermeiden, denn im Gegensatz zum Flug oder Hotel gibt es keine Alternativen.
Der zweite Unterschied findet sich in der Abwicklung. Flug- und Hotelbuchungen sind Routinehandlungen. Probleme entstehen schon mal bei Messeterminen oder seltenen Destinationen. Meist können diese Probleme aber mit etwas höheren Kosten und einer etwas aufwendigeren Recherche kompensiert werden. Auch das ist Routine. Die Beschaffung eines Geschäftsvisums ist dagegen häufig eine ganz individuelle Aufgabe. Zumindest besteht die Gefahr, dass es so ist. Aufklärung bringt hier nur ein ausführliches Gespräch, also die vollständige Weitergabe aller Informationen zur Reise. Nun wenn der Visadienst über alle Aspekte informiert ist, kann er Alternativangebote entwickeln, wenn die erste sich anbietende Lösung Probleme bereitet.
Empfohlen wird deshalb:
Dass die Anforderungen an den Visadienst in Bezug auf das Visa-Management erheblich größer sind als an den Auftraggeber, versteht sich von selbst. Leistungen müssen vom Dienstleister kommen. Ein Leistungspaket ist das erweiterte Angebot.
Die klassischen Angebote eines Visadienstes bestehen in der Bereitstellung von Informationen und Visaanträgen zur Visabeschaffung, der Annahme und Überprüfung der eingereichten Dokumente, dem Dokumententransport zum Konsulat, der Dokumentenabholung, der Überprüfung der ausgestellten Visa und der Rücksendung der visierten Pässe.
Dieses klassische Angebot bleibt in vollem Umfang erhalten und wird ergänzt von folgenden Angeboten:
Das erweiterte Angebot des modernen Visa-Managements zu nutzen, ist in der Regel nicht kostenintensiv. Vielfach vermeidet es sogar Kosten, da frühzeitig nach preiswerten Lösungen gesucht und teure Express- Aktivitäten vermieden werden.
Empfohlen wird deshalb:
In Ergänzung der eben vorgestellten erweiterten Angebote hat das Visa-Management auch den Service der Visadienste, also das Beziehungsmanagement zu deren Kunden verändert. Das Ergebnis ist eine ausgeprägte Servicekultur.
In der Vergangenheit wurden Visadienste immer dann eingeschaltet, wenn ein konkreter Bedarf bestand. Meist wurde, je nach Bedarf, die jeweils preiswerteste Agentur gewählt. In der Regel gab es Ausschreibungen, die sich am Angebot und dem Service der klassischen eingeschränkten Visadienstleistungen als Boten-Dienst orientiert haben. Was diese Ausschreibungen häufig nicht berücksichtigt haben, war der mittlerweile große persönliche Servicebedarf, den reisende Mitarbeiter einfach besitzen, um pünktlich, sicher und bequem Staatsgrenzen überschreiten zu können. Gerade für Vielreisende ist jede Erleichterung, mag sie auf dem ersten Blick unbedeutend erscheinen, besonders wichtig.
Visa-Management bietet dazu folgende zusätzliche Serviceangebote:
Neben diesen Angeboten der ausgeprägten Servicekultur des Visa-Management gibt es noch entscheidende Denk- und Handlungsweisen. Es sind keine Angebote, sondern Selbstverständlichkeiten eines Dienstleistungsunternehmens. Dennoch werden sie hier extra erwähnt, weil ihr Einsatz umso wichtiger wird, je größer die Beratungsleistung des Visadienstes ist.
Dabei handelt es sich um:
Empfohlen wird deshalb: